Arsip bukan sekadar dokumen. Bukan juga cerita soal masa lalu semata. Tetapi, menjadi penentu dan sekaligus penyelamat institusi di era bigdata di masa depan.

Perlakukan terhadap bidang kearsipan selama ini membuat dokumen-dokumen penting menjadi tak terawat, terbengkelai, dan serasa dianaktirikan. Arsip dan dokumen-dokumen hanya diperlakukan sebagai artefak sejarah yang usang dan out of date. Disimpan di ruangan berdebu dan kusam. Terkadang posisi ruangan berada di bagian paling belakang dari sebuah kantor. Benar-benar terpinggirkan.

Karena perlakuan yang salah itu akhirnya arsip bukan saja tidak optimal diberdayakan, tetapi juga berakibat pada kegagalan-kegagalan yang seharusnya dapat dicegah. “Tidak sedikit perusahaan gagal tender, karena tidak menemukan dokumen-dokumen gambar konstruksi, misalnya. Mereka tidak menemukan gambar itu. Sebab, tidak ada manajemen dokumen dan arsip yang benar,” ujar Helmina Sinaga, konsultan manajemen dokumen saat bicara dalam forum bedah buku biografinya berjudul “Manajemen Arsip dan Dokumen: Jalan Sunyi Helmina Sinaga” di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, Depok, Selasa, 10 Februari 2026.

Sebagai praktisi, ia menyaksikan bagaimana arsip diperlakukan sebagai barang sampah yang siap dibuang. Terkadang dokumen arsip digeletakkan saja di lorong, dan seakan menjadi tanggung jawab office boy (OB). Dokumen itu sering dijual secara kiloan. “Pernah suatu kantor cari arsip dan ternyata dijual di daerah Tanah Abang,” cerita Helmina. Bidang arsip seakan jalan sunyi.

Realita itu diperkuat Dadang Rukmana, anggota klaster riset SPPB UI yang menjadi pembicara. Mantan Inspektur Jenderal Departemen Pekerjaan Umum itu mengakui bahwa masalah kearsipan sejak hulu sudah dianaktirikan. Sudah saatnya kembalikan arsip menjadi bidang mainstream, yang perlu mendapat perhatian penting. “Arsip itu sangat penting. Jangan terlalu percaya dengan digitalisasi karena gampang di-hack. Bagaimana kalau terjadi shutdown, listrik mati, atau seperti tahun kemarin waktu PDN (Pusat Data Nasional) jebol?” ujar Dadang.

Dalam bahasa yang lugas, ditegaskan bahwa pengelolaan dokumen atau arsip tidak boleh dinomorduakan. Kearsipan harus perlu mendapat perhatian utama. Ini yang harus terus dilakukan dan diubah, tidak lagi melihat arsip sebagai bagian yang tak berguna. Selama in arsip hanya dibutuhkan ketika menghadapi berbagai masalah, misalnya kasus hukum. “Jadi, kalaupun ada digitalisasi, hardcopy tetap disimpan,” kata Helmina.

Apalagi, menurut pembicara lainnya, Fuad Gani, dosen DIPI Dan wakil Direktur SPPB, aspirasi adalah the art of keeping information, yang harus menjaga kerahasiaan. Dan ternyata peran arsiparis sangat menentukan, termasuk dalam keberlangsungan suatu institusi atau perusahaan. Helmina, misalnya, sering diakui sebagai penyelamat perusahaan.

Diakui sejumlah perusahaan konstruksi gagal ikut tender proyek gara-gara tidak menemukan gambar proyek yang telah dibuat. Gambar-gambar itu entah disimpan di mana, karena pngelolaan dokumen dan arsip tidak dilakukan secara benar di perusahaan itu. Barulah setelah Helmina dan timnya menangani kearsipan di perusahaan, pengelolaan arsip menjadi lebih baik. Sistem penyimpanan tertata baik, sehingga kapan pun dapat ditemukan arsip atau dokumen yang dibutuhkan. Akhirnya, dengan manajmen arsip yang professional, perusahaan itu dapat kembali mengikuti tender. “Perusahaan sering bilang ini Helmina penyelamat perusahaan,” kenang Helmina.

Dari jalan sunyi sampai penyelamat perusahaan

Lebih 30 tahun Helmina menekuni bidang kearsipan. Memulai profesi sebagai penerjemah di Kedutaan Besar India di Jakarta, Helmina kemudian pindah ke Kedutaan Besar Australia di Jakarta, di tempatkan di bagian bahasa. Helmina kemudian diberi kesempatan kuliah di diploma kearsipan di FIB (saat itu Masih Fakultas Sastra). Helmina didukung bosnya di Kedubes Australia, Margareth Asher.

Helmina kemudian pindah ke perusahaan minyak, yaitu Esso Indonesia (kini ExxonMobile) dan Santa Fe. Ia mendapat tantangan baru, membenahi bahkan membentuk records center di perusahaan-perusahaan tersebut. Waktu pertama Kali melihat ruangan berisi dokumen dengan barisan filing cabinet yang tampak berdebu, Helmina justru merasa tertantang. “Beri kesempatan saya enam bulan, dan biarkan saya bekerja, tidak boleh ada yang masuk ke ruang ini,” kata Helmina yang ingin konsentrasi bekerja, tidak diganggu orang lain. Ia bekerja di kesunyian ruangan.

Keberhasilannya membenahi kearsipan di Esso membuat ia dikirim ke luar negeri untuk ikut pelatihan atau mengikuti seminar. Bahkan ia menjadi pembicara dalam suatu seminar di Amerika Serikat. Reputasinya manggung di tingkat international, Dan bahkan ia termasuk sedikit yang memperoleh sertifikat profesi dan anggota asosiasi record manajemen. Kini Helmina menggelorakan agar arsip tidak dilihat sebelah mata. Jalan sunyi yang dilaluinya teryata memancarkan cahaya untuk masa depan. Apalagi sekarang eranya bigdata, yang berarti pengelolaan manajemen benar-benar menjadi perhatian penting.

“Sebagai bangsa, apakah kita siap menjadikan arsip sebagai sistem tata kelola atau justru terus dibiarkan jalan sunyi?” kata Helmina. (Red/P5)